Von Recall bis Kühlschrank-Software – Wie sieht Impfmanagement in der Praxis aus?

Jede Kinderarztpraxis hat ihr eigenes System, um das Impfmanagement zu organisieren. Manche nehmen Computerprogramme zu Hilfe, andere schwören auf ein Recall-System. Wir haben nachgefragt und stellen zwei Praxen vor, die das Impfmanagement bestens im Griff haben.

Edith Haase: Kinderarzt-Praxis Jörn Voigt, Groß-Umstadt

Edith Haase: Kinderarzt-Praxis Jörn Voigt, Groß-Umstadt

 

Das Thema Impfen spielt gerade in der Kinderarztpraxis ja eine wichtige Rolle. Welche Aufgaben übernehmen Sie als Arzthelferin in der Praxis?

Wir informieren die Eltern, welche Impfungen wann anstehen. Außerdem machen wir natürlich die Impftermine. Hier versuchen wir, direkt bei jeder Impfung den nächsten Termin zu vereinbaren und auf diese Weise die Eltern an die Praxis anzubinden. Zusätzlich schreiben wir ins Impfbuch, wann die nächste Impfung fällig ist, da die Eltern nicht alle Termine im Kopf haben.


Wie informieren Sie die Eltern im Vorfeld über die Impfungen?

Die Eltern bekommen bei der U3 Impf-Informationen mit. So können sie sich schon einmal alles in Ruhe zu Hause durchlesen, bevor die Kinder geimpft werden. Wir sind die erste Anlaufstelle. Wenn es um spezielle Fragen geht, verweisen wir an den Kinderarzt. Bei Kindern, die neu bei uns in der Praxis sind, bitten wir zum ersten Termin Impfpass und Vorsorgeheft mitzubringen. Der Impfpass wird von uns gecheckt, dann klären wir die Eltern auf, ob eine Impfung ansteht. Für jedes Kind wird dann von uns ein individueller Impfplan erstellt. Dieser zeigt, was wann geimpft wird und welche Impfungen mit den Vorsorge-Terminen kombiniert werden können. Bei Frühgeborenen wird natürlich besonders darauf geachtet und die Eltern speziell informiert.


Wie gehen Sie vor, damit Impftermine nicht versäumt werden?

Wir vergeben bei jeder Impfung gleich den Termin für die nächste. Wenn Termine abgesagt werden, bemühen wir uns, direkt einen Ersatztermin zu vereinbaren. Wir versuchen hier aktiv die Eltern an uns zu binden, damit die Impfungen nicht versäumt werden. Wir haben eine sehr enge Patientenbindung, deshalb ist ein zusätzlicher Recall nicht notwendig. In größeren Praxen kann das natürlich anders aussehen.

 
Erwarten die Eltern von Ihnen, an die Impftermine erinnert zu werden?

Ja, ich glaube die Eltern erwarten es, vom Kinderarzt und der Helferin erinnert zu werden. Manche kommen auch mit ihren Impfpässen vorbei und fragen, ob wieder etwas geimpft werden muss.


Wie verwalten Sie intern die anstehenden Impftermine, haben Sie hier ein eigenes System oder Computerprogramm?

Wir arbeiten mit dem Programm Impf-doc am PC. Öffne ich das Programm, wird mir automatisch angezeigt, welche Impfung für den jeweiligen Patienten wann fällig ist. Zusätzlich ist das Programm mit der Patientenakte verknüpft. Beim Öffnen der Kartei erscheint ein Warnhinweis in Form einer roten Ampel, falls Impflücken bestehen. Will man sich diese genauer ansehen, öffnet man Impf-doc und bekommt eine detaillierte Auflistung. Zusätzlich führen wir für jeden Patienten auch noch eine Karteikarte, auf der ebenfalls die anstehenden Impfungen vermerkt sind.


Wie koordinieren Sie die Bestellungen der Impfstoffe?

Ich bin für die Organisation bei uns in der Praxis verantwortlich. Ich bestelle immer im Voraus, damit genug Impfstoffe auf Lager sind und keiner fehlt. Den Bestand kontrolliere ich wöchentlich. Wir versuchen hier auch vorrausschauend einen höheren Bedarf abzuschätzen, wie beispielsweise durch die Masern-Welle. Zusätzlich werden in Impf-doc der Lagerbestand und die Chargen eingegeben. Wenn der Bestand unter eine bestimmte Grenze sinkt, alarmiert das System zusätzlich.


Wie lagern Sie die Impfstoffe?

Wir haben ein automatisiertes Kühlschranksystem mit Temperatur-Kontrolle. Es ist ein PC mit zwei Temperatursonden, der per Internetverbindung an einen Server die aktuelle Temperatur des Kühlschranks meldet. Auf dem Server sind die vorgegebenen Temperaturgrenzen eingegeben. Wenn die Temperatur außerhalb der Grenzen gemeldet wird, alarmiert das System und versendet ein Fax an die Praxis sowie eine Mail an den Chef. Jede Woche wird zudem ein Protokoll mit den gemessenen Temperaturen versandt. Das System ist sehr zuverlässig. Trotzdem überprüfen wir zusätzlich noch die Temperatur mit dem Thermometer.

Mein persönlicher Tipp:
Ich würde jeder Praxis die Impf-doc Software empfehlen. Diese erleichtert es, den Überblick über den jeweiligen Impfstatus des Patienten zu haben und mögliche Impflücken zu schließen. Auch die Temperaturüberwachung per Computer gibt eine zusätzliche Absicherung für die Haltbarkeit der gelagerten Impfstoffe.

 

Sylvia Köninger: Medizinische Fachangestellte 

Sylvia Köninger: Medizinische Fachangestellte

 

Welche Aufgaben übernehmen Sie beim Thema Impfen vor allem?

Informieren, aufklären, beraten. Ab der U3 oder eigentlich bereits, wenn die Eltern das erste Mal mit ihren Neugeborenen kommen, geben wir schon Unterlagen für die ersten Impfungen mit und beraten. Wir erklären, um welche Krankheiten es überhaupt geht. Wir bereiten die Eltern schon einmal auf die Impfungen vor, der Doktor informiert sie dann nochmals ausführlich darüber. Für die Eltern ist es oft gut, es mehrmals zu hören.


Überprüfen Sie regelmäßig den Impfstatus?

Ja, wir legen sehr großen Wert darauf, dass das Impfbuch bei jedem Vorsorge-Termin vorliegt. Gerade wenn eine größere Pause zwischen den Impfungen liegt, gerät die Impfung bei den Eltern häufig wieder in Vergessenheit. Wenn die Grundimmunisierung abgeschlossen ist, also in der Regel nach der letzten Masern, Mumps, Röteln-Impfung, erstellen wir einen Impfplan, der den Eltern mit Jahreszahlen angibt, was wann ansteht. Dieser wird vorne an das Impfbuch geheftet. Neben den Auffrischungen der Standardimpfungen zeigt der Plan, wann zusätzliche Impfungen wie die Grippe- oder die FSME-Impfung möglich sind.


Wie erinnern Sie die Eltern an die Impftermine?

Bei den ganz Kleinen fragen wir bei der U3, ob wir direkt einen Impftermin vereinbaren sollen, was die meisten machen. Wir haben alle Impfstoffe vorrätig. Die Eltern können sich dann also in Ruhe alles durchlesen, für sich entscheiden und das dann direkt beim Termin besprechen. Uns ist es wichtig, dass hier kein Druck entsteht. Die Folgetermine vereinbaren wir in der Regel direkt an dem Tag, an dem sie zum Impfen bei uns sind. Für den nächsten Termin geben wir den Eltern einen Terminzettel mit. Wenn die Kinder älter sind oder die Impfabstände größer werden, machen wir einen Recall-Eintrag in unserem System.


Wie sieht das Recall-System genau aus?

Für den Recall gibt es bei uns im System eine Einstellung, bei der man die Impfung und das gewünschte Datum eintragen kann. Wir drucken quartalsweise eine Liste aus und gehen Monat für Monat durch, was ansteht. Wir setzen uns frühzeitig einen Eintrag und rufen die Eltern rechtzeitig an, um einen Termin zu vereinbaren. Eine Kollegin ist speziell für die Recalls zuständig und telefoniert die Liste durch. Sollten wir die Eltern mal nicht erreichen, machen wir das auch in schriftlicher Form. Die Eltern sind in der Regel dankbar und freuen sich, wenn man sie erinnert oder bitten sogar im Vorfeld darum. Die allermeisten vereinbaren direkt einen Termin für die Impfung.


Was noch zu dem Bereich Impfen gehört, ist das Thema Bestellungen, Lagerung der Impfstoffe etc. Wie funktioniert das bei Ihnen?

Da haben wir auch am PC eine Übersicht, in der ein gewisser Mindeststandard an Impfstoffen eingetragen ist. Diesen prüfe ich in regelmäßigen Abständen und bestelle in der Regel bei örtlichen Apotheken nach. Hier achten wir darauf, dass durch die Kurierdienste die Kühlkette gewährt ist. Gelagert werden die Impfstoffe im Kühlschrank, bei dem täglich die Temperatur überprüft wird. Jeden Morgen trägt die Kollegin, die als erste da ist, die Temperatur in einen speziellen Plan mit ihrem Kürzel ein.


Wieviel Zeit nimmt das Thema Impfen insgesamt in Ihrer täglichen Arbeit ein?

Das ist schon ein großer Punkt, aber vom Zeitlichen her, ist es kein Problem. Durch die Information der Eltern schon beim vorherigen Impftermin, geht das beim eigentlichen Termin relativ schnell. Die Überprüfung von Kühlschrank und Bestand ist nicht besonders zeitaufwendig.

Mein persönlicher Tipp:
Die Beratung zum Impfen durch meine Kolleginnen und mich bereits vorab oder auch nach dem Gespräch mit dem Arzt kommt bei den Eltern sehr gut an. Sie haben dadurch das Gefühl, gut aufgehoben zu sein und auch bei uns in einer etwas informelleren Situation als im Gespräch mit dem Arzt nochmals nachfragen zu können. Deshalb machen wir auch regelmäßig Fortbildungen, wie zum Impfmanagement oder zur Impfassistentin.